Việc mở rộng kinh doanh quốc tế đang trở thành xu hướng của nhiều doanh nghiệp trong thời đại hiện nay. Tuy nhiên, để có thể hoạt động kinh doanh tại một quốc gia khác thì việc đăng ký văn phòng đại diện là điều cần thiết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình và các yêu cầu khi đăng ký văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là một đơn vị được thành lập tại Việt Nam nhằm đại diện cho doanh nghiệp nước ngoài trong việc thực hiện các hoạt động kinh doanh tại đất nước này. Theo Luật doanh nghiệp 2014, đây là một hình thức đầu tư trực tiếp nước ngoài tại Việt Nam và quy định chi tiết về văn phòng đại diện được quy định tại Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
Văn phòng đại diện có nhiều tên gọi khác nhau như chi nhánh, văn phòng đại diện, công ty 100% vốn nước ngoài… Tuy nhiên, theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 thì tên gọi chính thức của văn phòng đại diện là “Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam”.
Lợi ích của việc đăng ký văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Một trong những lợi ích khi đăng ký văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là mở rộng hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể tiếp cận được với thị trường mới và tận dụng các cơ hội kinh doanh trong nước.
Việc thành lập văn phòng đại diện cũng giúp cho doanh nghiệp có được sự hiệu quả trong việc quản lý và thực hiện các hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Văn phòng đại diện sẽ là cầu nối giữa doanh nghiệp nước ngoài và các đối tác trong nước, giúp cho việc kết nối và thương lượng với đối tác trở nên thuận lợi hơn.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có văn phòng đại diện tại Việt Nam cũng sẽ được hưởng các ưu đãi về thuế, chính sách và quy định của pháp luật. Việc này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và tăng tính cạnh tranh trong hoạt động kinh doanh.
Hạn chế khi đăng ký văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Mặc dù việc đăng ký văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam mang lại nhiều lợi ích, tuy nhiên cũng tồn tại một số hạn chế.
Đầu tiên, văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh sản xuất, buôn bán tại Việt Nam. Văn phòng chỉ được phép thực hiện các hoạt động liên quan đến việc quản lý, giám sát hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam.
Ngoài ra, việc thành lập văn phòng đại diện cũng phải tuân theo các quy định của pháp luật tại Việt Nam, điều này có thể làm tăng chi phí và thủ tục cho doanh nghiệp.
Điều kiện cần có để đăng ký văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Để có thể đăng ký thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, doanh nghiệp cần phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
Kinh nghiệm hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài
Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp nước ngoài phải có kinh nghiệm hoạt động tối thiểu 01 năm trước khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải có được giấy phép đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại quốc gia nơi có trụ sở chính.
Giấy phép hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nước ngoài
Doanh nghiệp nước ngoài cũng phải có giấy phép hoạt động kinh doanh tại nước mình và được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền. Giấy phép này phải được công chứng, dịch sang tiếng Việt và được cơ quan cấp giấy phép hoạt động kinh doanh tại Việt Nam thẩm định.
Người đại diện của văn phòng
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam phải có người đại diện là công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài có thẻ tạm trú hoặc thẻ tư cách người nước ngoài đang sinh sống và làm việc tại Việt Nam.
Ngoài ra, người đại diện còn phải có trình độ học vấn tối thiểu đại học hoặc chuyên môn liên quan tới lĩnh vực hoạt động của văn phòng đại diện.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Để đăng ký thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau:
Đơn đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Đơn đăng ký phải được viết bằng tiếng Việt hoặc Anh, do người đại diện của văn phòng đối tác nước ngoài ký tên và có giá trị công chứng.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty nước ngoài phải được công chứng, dịch sang tiếng Việt và thẩm định bởi cơ quan cấp giấy phép tại Việt Nam.
Giấy phép hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Giấy phép hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nước ngoài cũng phải được công chứng, dịch sang tiếng Việt và thẩm định bởi cơ quan cấp giấy phép tại Việt Nam.
Giấy ủy quyền
Nếu người đại diện không phải là công dân Việt Nam, còn phải có giấy ủy quyền để chứng minh quyền đại diện cho văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.
Thông tin cá nhn của người đại diện
Thông tin cá nhn của người đại diện gồm có: hồ sơ cá nhân, hộ chiếu hoặc giấy phép lưu trú tại Việt Nam, bằng cấp và chứng chỉ liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của văn phòng đại diện.
Các bước để đăng ký văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Quá trình đăng ký văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam diễn ra theo các bước sau:
Bước 1: Đăng ký tên và địa chỉ với cơ quan quản lý địa chỉ
Trước hết, doanh nghiệp cần phải đăng ký tên và địa chỉ với cơ quan quản lý địa chỉ. Điều này giúp cho việc thu thập thông tin địa chỉ của văn phòng đại diện trở nên dễ dàng hơn.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan cấp phép
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ đăng ký tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa phương.
Bước 3: Thẩm định hồ sơ
Cơ quan cấp phép sẽ thẩm định hồ sơ trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngy nhận được hồ sơ. Trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc chưa đúng theo quy định, doanh nghiệp sẽ được bổ sung trong thời hạn 30 ngày.
Bước 4: Cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Sau khi hồ sơ được thẩm định đầy đủ, cơ quan cấp phép sẽ cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp nước ngoài.
Thời gian và thủ tục đăng ký văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Thời gian và thủ tục đăng ký văn phòng đại diện có thể khác nhau tùy thuộc vào cơ quan cấp phép tại từng địa phương. Tuy nhiên, thông thường quá trình đăng ký sẽ mất khoảng 1 – 2 tháng.
Thủ tục đăng ký cũng không quá phức tạp, tuy nhiên đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chính xác của doanh nghiệp. Nếu có những sai sót nhỏ trong hồ sơ, quá trình xử lý và thẩm định sẽ kéo dài lâu hơn.
Phí và chi phí liên quan đến đăng ký văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Việc đăng ký thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam sẽ mất khá nhiều chi phí. Chi phí này gồm có phí đăng ký, phí giấy phép hoạt động, phí dịch thuật, công chứng, thẩm định hồ sơ và các khoản phí khác do cơ quan nhà nước quy định.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải chi trả các khoản chi phí khác như chi phí thuê văn phòng, chi phí cho người đại diện của văn phòng đại diện và các chi phí khác liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện.
Để được tư vấn chi tiết xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TB LAW
Địa chỉ: 105 Hoa Lan, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh
Điện Thoại/Zalo: 0932796879 – 028 6686 7799
Email: tuvan@tblaw.vn
Website: https://tblaw.vn