Hoá đơn điện tử là một khái niệm đã trở nên quen thuộc trong cuộc sống hiện đại ngày nay. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, hoá đơn điện tử được coi là một giải pháp thay thế cho hoá đơn giấy truyền thống, mang lại nhiều lợi ích và tiện ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về khái niệm hoá đơn điện tử, lợi ích của nó, quy định tại Việt Nam, cũng như thủ tục và yêu cầu khi đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử.
Khái niệm hoá đơn điện tử
Hoá đơn điện tử là hình thức tài liệu kế toán điện tử được cấp và lưu trữ bằng các công nghệ điện tử, thay thế cho hoá đơn giấy truyền thống. Điều này có nghĩa là hoá đơn điện tử không cần được in ra để sử dụng, mà có thể được lưu trữ và xử lý trên các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại di đng hoặc máy tính bảng.
Hoá đơn điện tử có các thành phần cơ bản giống với hoá đơn giấy như: thông tin của người bán và người mua, chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá cả và tổng thành tiền. Tuy nhiên, sự khác biệt chính giữa hai loại hoá đơn này là hoá đơn điện tử được tạo ra và quản lý thông qua các hệ thống máy tính và phần mềm ứng dụng, thay vì được in ra và ký tay như hoá đơn giấy.
Lợi ích của hoá đơn điện tử
Tiết kiệm chi phí và thời gian
Với hoá đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải tốn tiền cho việc in ấn và gửi hoá đơn giấy, cũng như chi phí lưu trữ và quản lý tài liệu giấy. Thay vào đó, các hoá đơn điện tử có thể được tạo ra và lưu trữ trên máy tính hoặc thiết bị di động của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, việc tạo và xử lý hoá đơn điện tử cũng nhanh chóng hơn rất nhiều so với hoá đơn giấy truyền thống. Thay vì phải in và gửi hoá đơn qua bưu điện, doanh nghiệp có thể sử dụng các công nghệ điện tử để tạo và gửi hoá đơn trong vài giây.
Bảo mật và tính toán tự động
Hoá đơn điện tử được lưu trữ trong các hệ thống máy tính và phần mềm ứng dụng, giúp đảm bảo tính bảo mật của thông tin. Ngoài ra, các hoá đơn này cũng có khả năng tính toán tự động, giúp tránh sai sót trong quá trình nhập liệu và tính toán.
Dễ dàng theo dõi và quản lý
Với hoá đơn điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và quản lý các hoá đơn đã tạo ra. Các hoá đơn này có thể được lưu trữ trong các hệ thống máy tính, giúp cho việc tra cứu và sử dụng lại trở nên đơn giản và thuận tiện hơn.
Bảo vệ môi trường
Việc sử dụng hoá đơn điện tử giúp giảm thiểu lượng giấy và mực in được sử dụng, từ đó giúp bảo vệ môi trường. Đây cũng là một trong những lợi ích quan trọng của hoá đơn điện tử khi hướng tới sự phát triển bền vững.
Quy định về hoá đơn điện tử tại Việt Nam
Hiện nay, hoá đơn điện tử đã được chính phủ Việt Nam công nhận và có quy định rõ ràng về việc sử dụng và quản lý hoá đơn này.
Cơ sở pháp lý
Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, doanh nghiệp có thể sử dụng hoá đơn điện tử thay cho hoá đơn giấy truyền thống, miễn là đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định. Ngoài ra, hoá đơn điện tử còn được quy định chi tiết trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Thông tư số 37/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu sau đây để có thể sử dụng hoá đơn điện tử:
1. Doanh nghiệp cần được cấp mã số thuế
Doanh nghiệp cần có mã số thuế do cơ quan thuế cấp phát để có thể tạo và sử dụng hoá đơn điện tử.
2. Có đầy đủ hồ sơ chứng minh về công nghệ thông tin
Doanh nghiệp cần phải có hồ sơ chứng minh về công nghệ thông tin theo quy định tại Quyết định số 2327/QD-BTC của Bộ Tài chính.
3. Sử dụng phần mềm hỗ trợ tạo hoá đơn điện tử
Doanh nghiệp cần sử dụng các phần mềm và ứng dụng đã được Bộ Tài chính công nhận để tạo và quản lý hoá đơn điện tử.
4. Đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật cho thông tin hoá đơn
Doanh nghiệp cần đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật cho thông tin hoá đơn trong quá trình tạo và lưu trữ.
Chỉ tiêu kỹ thuật và yêu cầu kỹ thuật
Các chỉ tiêu kỹ thuật và yêu cầu kỹ thuật về hoá đơn điện tử cũng được quy định rõ ràng trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Thông tư số 37/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính. Các yêu cầu này bao gồm các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, phương tiện và dữ liệu truyền thông, cũng như các quy định về đăng ký và cấp mã số đăng ký cho hoá đơn điện tử.
Hoá đơn điện tử trong doanh nghiệp
Hoá đơn điện tử được coi là một công cụ hỗ trợ tối ưu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời cũng mang lại nhiều lợi ích khác như tính bảo mật cao, dễ dàng theo dõi và quản lý, bảo vệ môi trường, và tính toàn vẹn và bảo mật thông tin.
Tuy nhiên, để có thể sử dụng hoá đơn điện tử hiệu quả, doanh nghiệp cần phải chọn và sử dụng các phần mềm và ứng dụng phù hợp, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật cho thông tin hoá đơn, và tuân thủ đúng các quy định và quy trình được quy định tại Việt Nam.
Tương tự như hoá đơn giấy, hoá đơn điện tử cũng có tính pháp lý và chi phí sử dụng. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ lưỡng và đánh giá các yếu tố này khi quyết định chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử.
Tính pháp lý của hoá đơn điện tử
Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, hoá đơn điện tử có giá trị pháp lý như hoá đơn giấy. Điều này có nghĩa là các hoá đơn điện tử có thể được sử dụng để chứng minh các giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ, đóng thuế, và trao đổi thông tin giữa các bên trong một giao dịch kinh doanh.
Tuy nhiên, để được công nhận là hoá đơn điện tử hợp lệ, các hoá đơn này phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và quy định được quy định tại Luật Kế toán và các Thông tư liên quan. Nếu không tuân thủ đúng quy định, các hoá đơn điện tử này có thể bị coi là không hợp lệ và gây rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Tính chi phí
Việc chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử cũng có thể mang lại một số chi phí cho doanh nghiệp, như chi phí đầu tư ban đầu để đáp ứng các yêu cầu về công nghệ thông tin, chi phí thiết lập và triển khai hệ thống hoá đơn điện tử, và chi phí duy trì hoạt động của hệ thống này.
Tuy nhiên, theo nhiều nghiên cứu, việc sử dụng hoá đơn điện tử có thể giảm tới 50% chi phí so với hoá đơn giấy truyền thống. Điều này có nghĩa là sau một thời gian sử dụng, chi phí đầu tư ban đầu có thể được hòa vốn và doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí lớn trong hoạt động kinh doanh hàng ngày.
Thủ tục và yêu cầu khi đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo thông tư 78
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022. Để được sử dụng hóa đơn điện tử, các đơn vị cần thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
1. Yêu cầu khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Để được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, các đơn vị cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Đã được cấp mã số thuế và thông tin đăng ký thuế của đơn vị đã được cơ quan thuế cập nhật đầy đủ trên hệ thống thông tin quản lý thuế.
- Có địa chỉ thư điện tử và số điện thoại để liên hệ.
- Có phương tiện điện tử để tạo, lập, lưu trữ và xử lý hóa đơn điện tử.
- Có phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.
2. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Ký hợp đồng với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 1: Ký hợp đồng với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
Để sử dụng hóa đơn điện tử, các đơn vị cần ký hợp đồng với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Hợp đồng này phải được ký kết giữa đơn vị và tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Sau khi ký hợp đồng với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, đơn vị cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
- Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của tổ chức kinh doanh hoặc bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh của hộ kinh doanh.
- Bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử giữa tổ chức kinh doanh và tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Đơn vị nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc gửi qua đường bưu điện.
Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị được phép phát hành hóa đơn điện tử. Để phát hành hóa đơn điện tử, đơn vị cần thực hiện các bước sau:
- Tạo hóa đơn điện tử
Đơn vị sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tạo hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử phải được tạo theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.
- Ký số hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử phải được ký số bằng chữ ký số của tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
- Gửi hóa đơn điện tử cho người mua
Hóa đơn điện tử được gửi cho người mua qua email, qua cổng thông tin điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc qua các phương tiện điện tử khác.
Lưu ý:
- Thời hạn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chậm nhất là 30 ngày trước ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
- Kể từ ngày 01/7/2022, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
So sánh giữa hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy
Hoá đơn điện tử | Hoá đơn giấy |
---|---|
Được lưu trữ và xử lý trên máy tính hoặc thiết bị di động | Được lưu trữ và xử lý bằng tay |
Không cần in và gửi qua bưu điện | Cần in và gửi qua bưu điện |
Tạo và gửi trong vài giây | Phải tốn nhiều thoi gian để tạo và gửi |
Không cần lưu trữ vật lý | Cần lưu trữ và quản lý vật lý |
Dễ dàng theo dõi và tra cứu thông tin | Có thể gây khó khăn khi cần tra cứu thông tin trong tương lai |
Tính toàn vẹn và bảo mật thông tin cao | Có thể gặp rủi ro mất mát hoặc giả mạo thông tin |
Bảng giá hoá đơn điện tử tại TBLAW
GÓI CƯỚC | ĐVT | Số lượng Hóa đơn | ĐƠN GIÁ VNĐ | KHỞI TẠO | TỔNG TIỀN |
Smart 300 | Gói | 300 | 460,000 | 500,000 | 960,000 |
Smart 500 | Gói | 500 | 650,000 | 500,000 | 1,150,000 |
Smart 1.000 | Gói | 1.000 | 1,100,000 | 500,000 | 1,600,000 |
Smart 3.000 | Gói | 3.000 | 2,300,000 | 500,000 | 2,800,000 |
Smart 5.000 | Gói | 5.000 | 3,200,000 | Miễn phí | 3,200,000 |
Smart 10.000 | Gói | 10.000 | 5,700,000 | Miễn phí | 5,700,000 |
Trên 10.000 | Gói | Liên hệ: 0932796879 |
Để được tư vấn chi tiết xin vui lòng liên hệ:
Công ty TNHH Tư Vấn TB Law
Địa chỉ: 105 Hoa Lan, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh
Điện Thoại/Zalo: 0932796879 – 028 6686 7799
Email: tuvan@tblaw.vn
Website: https://tblaw.vn