Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN 2026: Hướng Dẫn Đầy Đủ Cho Doanh Nghiệp

Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là khoản thuế mà mỗi doanh nghiệp phải nộp dựa trên lợi nhuận hàng năm. Tuy nhiên, lợi nhuận tính thuế không phải là toàn bộ doanh thu mà phải trừ đi các chi phí hợp lệ phát sinh trong quá trình kinh doanh. Vậy chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026 là gì, những chi phí nào được trừ, những chi phí nào không được trừ? Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết giúp bạn hiểu rõ và áp dụng đúng quy định pháp luật.

Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN Là Gì?

Theo Luật Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp hiện hành, chi phí được trừ là những khoản chi tiêu có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh, được chi trả bằng tiền hoặc theo phương thức khác được pháp luật công nhân. Khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp lấy tổng doanh thu trừ đi các chi phí hợp lệ để tính ra lợi nhuận chịu thuế.

Nguyên tắc chung để chi phí được công nhận là:

• Chi phí phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định
• Chi phí phải có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• Chi phí phải được chi trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng (ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt)
• Không vượt quá mức qui định của pháp luật

Các Loại Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN 2026

1. Chi Phí Nguyên Vật Liệu

Đây là chi phí cơ bản nhất của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh nào. Chi phí nguyên vật liệu được trừ bao gồm:

• Giá trị nguyên vật liệu đầu vào
• Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản nguyên vật liệu
• Chi phí nhập khẩu (nếu có): thuế nhập khẩu, chi phí thông quan
• Hàng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền hoặc FIFO

Để chi phí nguyên vật liệu được công nhận, doanh nghiệp PHẢI có hóa đơn hoặc chứng từ gốc từ nhà cung cấp, không được dùng hóa đơn copy hay chứng từ không đúng quy định.

2. Chi Phí Nhân Công

Chi phí nhân công là những khoản trả công cho lao động viên, được tính vào chi phí được trừ bao gồm:

• Lương, tiền lương theo hợp đồng lao động
• Tiền thưởng (nếu quy định rõ tiêu chí, điều kiện thưởng)
• Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động
• Phúc lợi nhân viên (có quy định cụ thể, không quá 10% quỹ lương)
• Chi phí đào tạo, nâng cao kỹ năng cho nhân viên

Lưu ý: Tiền lương, tiền thưởng phải được kê khai đầy đủ trong sổ bảng lương, không được chi trả dưới hình thức tiền mặt mà không có chứng từ.

3. Chi Phí Khấu Hao Tài Sản Cố Định

Các tài sản cố định như máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, tòa nhà, v.v. được phép khấu hao hàng năm. Chi phí khấu hao được trừ theo các mức qui định:

• Máy móc thiết bị: 5% – 15% / năm (tùy loại)
• Phương tiện vận tải: 10% – 20% / năm
• Công trình xây dựng: 4% – 10% / năm
• Công nghệ thông tin: 20% – 30% / năm

Khấu hao được tính theo phương pháp đường thẳng hoặc phương pháp giảm dần, tuỳ theo quy định của doanh nghiệp nhưng phải nhất quán hàng năm.

4. Chi Phí Điện, Nước, Xăng Dầu

Các chi phí tiền điện, nước, xăng dầu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được trừ toàn bộ, với điều kiện:

• Phải có hóa đơn chứng thực từ cơ quan cung cấp
• Phải có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh
• Nếu dùng để phục vụ cả mục đích cá nhân, phải tách riêng chi phí kinh doanh

5. Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp

Các chi phí quản lý như thuê văn phòng, bảo hiểm tài sản, chi phí liên lạc, v.v. được trừ bao gồm:

• Tiền thuê văn phòng, kho, xưởng
• Bảo hiểm tài sản, bảo hiểm dân sự, bảo hiểm trách nhiệm nhà thầu
• Chi phí điện thoại, internet, bưu chính
• Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, tài sản cố định
• Chi phí vệ sinh môi trường, an toàn lao động
• Lệ phí, giấy phép hoạt động (nếu có)

6. Chi Phí Dịch Vụ Chuyên Môn

Khi thuê các dịch vụ chuyên môn từ bên ngoài, chi phí này được trừ:

• Chi phí kế toán, kiểm toán
• Chi phí tư vấn pháp luật
• Chi phí thiết kế, kiến trúc
• Chi phí quảng cáo, marketing (có giới hạn 2% doanh thu)
• Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản hàng hóa

Tất cả các chi phí dịch vụ này phải được chi trả qua hóa đơn chính thức từ đơn vị cung cấp dịch vụ.

7. Chi Phí Lãi Vay, Chi Phí Ngân Hàng

Lãi vay dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh được trừ:

• Lãi vay từ ngân hàng thương mại
• Lãi vay từ các tổ chức tài chính
• Chi phí dịch vụ ngân hàng (phí chuyển khoản, phí bảo lãnh, v.v.)

Tuy nhiên, lãi vay vượt quá 3 lần tỷ giá nợ/vốn chủ sở hữu không được trừ. Nếu lãi vay được trích để tạo quỹ dự phòng thì không được trừ.

8. Chi Phí Thuế, Lệ Phí Và Bảo Hiểm

Một số loại thuế, lệ phí được trừ khi tính thuế TNDN:

• Thuế xuất nhập khẩu
• Thuế tiêu thụ đặc biệt
• Thuế bảo vệ môi trường
• Phí bảo vệ môi trường
• Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bắt buộc
• Lệ phí cấp giấy phép, chứng chỉ hành nghề

KHÔNG được trừ: Thuế TNDN, thuế giá trị gia tăng (trừ trường hợp không được khấu trừ của GTGT), thuế môn bài.

9. Chi Phí Tiền Lệ, Tiền Phạt Và Tiền Bồi Thường

Theo quy định hiện hành, chi phí lệ, phạt, bồi thường liên quan đến vi phạm pháp luật KHÔNG được trừ. Tuy nhiên:

• Tiền bồi thường thiệt hại do hợp đồng dân sự có thể được trừ (nếu không liên quan đến vi phạm pháp luật)
• Tiền lệ do không thực hiện đúng quy định pháp luật không được trừ
• Tiền phạt vi phạm quy định về an toàn lao động, bảo vệ môi trường không được trừ

10. Chi Phí Khác

Các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến kinh doanh cũng được trừ:

• Chi phí tham gia hội chợ, triển lãm
• Chi phí học tập, đào tạo nhân viên
• Chi phí bảo hiểm trách nhiệm nhà thầu
• Chi phí khác được Bộ Tài chính công nhận

Bảng So Sánh Chi Phí Được Trừ Và Không Được Trừ

Điều Kiện Để Chi Phí Được Công Nhận Trừ Thuế TNDN

Không phải chi phí nào liên quan đến kinh doanh cũng được trừ. Để chi phí được công nhận khi tính thuế TNDN, phải thỏa mãn các điều kiện sau:

1. Phải Có Chứng Từ Hợp Pháp

Mỗi khoản chi phí PHẢI có chứng từ gốc hoặc bản chứng thực từ bên bán hàng, cung cấp dịch vụ. Chứng từ phải bao gồm:

• Hóa đơn chính thức (hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy)
• Tờ khai hàng hóa (đối với hàng nhập khẩu)
• Biên bản giao nhận (cho dịch vụ)
• Bảng lương (cho chi phí nhân công)

Chứng từ không được sửa chữa, tẩy xoá, và phải ghi đầy đủ thông tin theo quy định.

2. Chi Phí Phải Có Liên Quan Trực Tiếp Đến Kinh Doanh

Chi phí phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ:

• Nếu doanh nghiệp kinh doanh dệt may, thì chi phí vải, chỉ, nút áo được trừ
• Nếu là doanh nghiệp phần mềm, thì chi phí máy tính, phần mềm được trừ
• Chi phí cá nhân của chủ doanh nghiệp (ăn uống, đi chơi riêng) không được trừ

3. Chi Phí Phải Được Chi Trả Bằng Tiền

Theo quy định hiện hành, chi phí phải được chi trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng (đối với chi phí trên 20 triệu đồng).

Lưu ý: Đối với chi phí từ 20 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản qua ngân hàng. Chi phí tiền mặt không quá 20 triệu đồng/giao dịch hoặc không quá 100 triệu đồng/năm.

4. Chi Phí Không Vượt Quá Mức Qui Định

Một số chi phí có giới hạn mức tối đa được trừ:

• Chi phí quảng cáo: Tối đa 2% doanh thu
• Chi phí tiền lệ: 2% doanh thu
• Phúc lợi nhân viên: 10% quỹ lương
• Lãi vay: Tối đa 3 lần tỷ giá nợ/vốn

Khoản vượt quá mức qui định sẽ không được trừ.

5. Năm Tính Chi Phí

Chi phí được trừ trong năm mà nó phát sinh và được xác nhận bằng chứng từ. Nếu chi phí phát sinh năm trước, năm sau được xác nhận thì được trừ ở năm phát sinh, không phải năm xác nhận.

Ví Dụ Cụ Thể Về Chi Phí Được Trừ TNDN 2026

Để hiểu rõ hơn, hãy xem ví dụ cụ thể dưới đây:

Ví Dụ 1: Công Ty Sản Xuất Hàng May Mặc

Công ty ABC sản xuất quần áo, doanh thu năm 2025 là 10 tỷ đồng. Các chi phí phát sinh:

• Vải, chỉ, nút (nguyên vật liệu): 3 tỷ đồng → Được trừ (100%)
• Lương 100 nhân viên: 2 tỷ đồng → Được trừ (100%)
• BHXH, BHYT: 300 triệu → Được trừ (100%)
• Thuê nhà xưởng: 500 triệu → Được trừ (100%)
• Khấu hao máy móc: 400 triệu → Được trừ (100%)
• Chi phí quảng cáo: 300 triệu → Được trừ toàn bộ (đúng 3% doanh thu)
• Chi phí cá nhân chủ: 200 triệu → KHÔNG được trừ

Tổng chi phí được trừ: 6,4 tỷ đồng

Lợi nhuận tính thuế: 10 – 6,4 = 3,6 tỷ đồng

Thuế TNDN (20%): 3,6 × 20% = 720 triệu đồng

Ví Dụ 2: Công Ty Dịch Vụ Tư Vấn

Công ty XYZ cung cấp dịch vụ tư vấn kinh doanh, doanh thu năm 2025 là 5 tỷ đồng. Các chi phí:

• Lương 30 nhân viên tư vấn: 2,5 tỷ đồng → Được trừ
• Thuê văn phòng: 500 triệu → Được trừ
• Chi phí đào tạo nhân viên: 100 triệu → Được trừ
• Chi phí quảng cáo: 150 triệu (3% doanh thu) → Được trừ
• Bảo hiểm, điện nước: 200 triệu → Được trừ
• Tiền phạt vi phạm môi trường: 50 triệu → KHÔNG được trừ

Tổng chi phí được trừ: 3,45 tỷ đồng

Lợi nhuận tính thuế: 5 – 3,45 = 1,55 tỷ đồng

Thuế TNDN (20%): 1,55 × 20% = 310 triệu đồng

Lưu Ý Quan Trọng Khi Tính Chi Phí Được Trừ TNDN 2026

1. Giữ Gìn Và Lưu Trữ Chứng Từ

Doanh nghiệp PHẢI lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ có liên quan đến chi phí. Thời gian lưu trữ là tối thiểu 5 năm kể từ năm lập chứng từ. Nếu bị thanh tra, kiểm tra mà không có chứng từ, chi phí sẽ không được công nhận.

2. Phân Biệt Chi Phí Kinh Doanh Và Chi Phí Cá Nhân

Một trong những lỗi thường gặp là trộn lẫn chi phí cá nhân vào chi phí kinh doanh. Ví dụ:

• Dùng tiền kinh doanh để mua sắm cá nhân rồi kê khai là chi phí → Sai, không được trừ
• Chi tiền ăn uống riêng của chủ → Không được trừ
• Chi tiền du lịch cá nhân → Không được trừ

3. Kiểm Tra Chứng Từ Trước Khi Kê Khai Thuế

Trước khi nộp báo cáo tài chính và kê khai thuế, doanh nghiệp cần:

• Kiểm tra tất cả hóa đơn có đủ thông tin theo quy định
• Đối chiếu hóa đơn với sổ cái kế toán
• Xác nhận chi phí được tính đúng năm
• Loại bỏ các chi phí không hợp lệ

4. Cẩn Thận Với Các Chi Phí Giới Hạn

Những chi phí có giới hạn mức trừ như quảng cáo, tiền lệ, phúc lợi v.v. cần tính toán kỹ để không vượt quá mức qui định.

5. Cập Nhật Quy Định Pháp Luật

Pháp luật thuế thường xuyên thay đổi. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các thông tư, quy định mới từ Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư để không vi phạm quy định.

Quy Trình Tính Toán Chi Phí Được Trừ Trong Báo Cáo Tài Chính

Để tính chi phí được trừ khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Thu Thập Tất Cả Chứng Từ

Gom góp tất cả hóa đơn, biên bản, bảng lương, v.v. trong năm tính thuế.

Bước 2: Phân Loại Chi Phí

Chia chi phí thành các nhóm: nguyên vật liệu, nhân công, quản lý, v.v.

Bước 3: Kiểm Tra Hợp Lệ

Xác nhận từng khoản chi phí có hóa đơn hợp lệ, liên quan kinh doanh hay không.

Bước 4: Tính Toán Mức Giới Hạn

Tính toán các chi phí có giới hạn như quảng cáo (2%), phúc lợi (10%), v.v.

Bước 5: Cộng Dồn Chi Phí Được Trừ

Tính tổng chi phí được trừ hợp lệ để trừ từ doanh thu.

Bước 6: Tính Lợi Nhuận Chịu Thuế

Doanh thu – Chi phí được trừ = Lợi nhuận chịu thuế

Bước 7: Tính Thuế TNDN

Lợi nhuận chịu thuế × Thuế suất (20% hoặc 10%) = Thuế TNDN phải nộp

Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Tính Chi Phí Được Trừ TNDN

Các sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp mắc phải khi kê khai chi phí được trừ:

Sai Lầm 1: Không Có Hóa Đơn Chứng Thực

Kê khai chi phí mà không có hóa đơn gốc hoặc chứng từ hợp pháp → Sẽ bị cơ quan thuế từ chối khi thanh tra.

Sai Lầm 2: Trộn Lẫn Chi Phí Cá Nhân

Sử dụng tiền kinh doanh cho mục đích cá nhân rồi kê khai là chi phí → Vi phạm pháp luật thuế.

Sai Lầm 3: Vượt Quá Mức Qui Định

Chi phí quảng cáo, phúc lợi vượt quá mức tối đa qui định → Phần vượt quá sẽ bị cộng lại vào lợi nhuận tính thuế.

Sai Lầm 4: Tính Sai Năm Chi Phí

Kê khai chi phí năm 2024 sang năm 2025 khi chứng từ được xác nhận năm 2025 → Chi phí phải kê khai theo năm phát sinh.

Sai Lầm 5: Kê Khai Chi Phí Chưa Thanh Toán

Kê khai chi phí mà chưa chi trả hoặc thanh toán → Chỉ được trừ khi thực sự chi trả.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Câu 1: Chi Phí Nhân Công Có Phải Được Trừ Không?

Có, chi phí lương, tiền thưởng cho nhân viên được trừ hoàn toàn. Tuy nhiên, phải có hợp đồng lao động rõ ràng, bảng lương chi tiết, và nộp đầy đủ bảo hiểm xã hội.

Câu 2: Chi Phí Quảng Cáo Có Giới Hạn Không?

Có, chi phí quảng cáo được trừ tối đa 2% doanh thu. Phần vượt quá 2% sẽ không được trừ.

Câu 3: Tiền Lãi Vay Có Được Trừ Toàn Bộ Không?

Không, lãi vay được trừ trong giới hạn 3 lần tỷ giá nợ/vốn chủ sở hữu. Phần lãi vượt giới hạn này sẽ không được trừ.

Câu 4: Chi Phí Mua Sắm Tài Sản Cố Định Có Được Trừ Luôn Không?

Không, chi phí mua tài sản cố định không được trừ ngay. Thay vào đó, tài sản được khấu hao hàng năm theo mức qui định (5-30% tùy loại tài sản).

Câu 5: Chi Phí Tiền Phạt Vi Phạm Có Được Trừ Không?

Không, chi phí liên quan đến tiền lệ, tiền phạt do vi phạm pháp luật không được trừ khi tính thuế TNDN.

Kết Luận

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026 là những khoản chi tiêu hợp pháp có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh, với điều kiện phải có chứng từ hợp lệ, được thanh toán bằng tiền, và không vượt quá mức qui định. Doanh nghiệp cần nắm vững quy định pháp luật, phân loại chi phí chính xác, và giữ gìn đầy đủ chứng từ để tránh bị cơ quan thuế từ chối hoặc phạt khi thanh tra.

Nếu doanh nghiệp còn thắc mắc về chi phí được trừ hoặc cách tính thuế TNDN, hãy liên hệ với TB Law để được tư vấn chuyên nghiệp. Chúng tôi có đội ngũ kế toán, kiểm toán viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn.

Liên Hệ TB Law Để Được Tư Vấn Về Chi Phí Được Trừ TNDN

��ể có câu trả lời chính xác, cập nhật theo quy định pháp luật mới nhất, và nhận tư vấn tùy theo tình hình cụ thể của doanh nghiệp bạn, hãy liên hệ ngay với TB Law:

Thông Tin Liên Hệ:

• Hotline: 0932 796 879
• Điện thoại: 028 6686 7799
• Email: [email protected]
• Địa chỉ: 107 Hoa Lan, Phường 2, Quận Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
• Website: https://tblaw.vn

TB Law cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn thuế, kế toán chuyên nghiệp, minh bạch, và đạt hiệu quả cao cho mọi doanh nghiệp. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn tối ưu hóa chi phí và lợi nhuận doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật.

”
}