Nội Quy Lao Động Bao Gồm Những Nội Dung Gì? Hướng Dẫn Chi Tiết 2026

Nội quy lao động là một trong những yêu cầu bắt buộc mà mỗi doanh nghiệp phải lập theo quy định của Luật Lao Động 2023. Tuy nhiên, nhiều nhà tuyển dụng vẫn chưa rõ nội quy lao động cần bao gồm những nội dung cụ thể nào để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các nội dung bắt buộc, cách lập và những lưu ý pháp lý quan trọng.

1. Nội Quy Lao Động Là Gì?

Nội quy lao động là bộ quy tắc, tiêu chuẩn và hướng dẫn chi phối mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động. Đây là văn bản pháp lý giúp định rõ các quyền, nghĩa vụ, và những hình phạt kỷ luật đối với các hành vi vi phạm tại nơi làm việc.

Theo Luật Lao Động 2023, doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên bắt buộc phải lập nội quy lao động. Nội quy này phải được thông qua bằng một trong ba hình thức:

• Thông qua Hội đồng Quản trị (nếu là công ty cổ phần)
• Thông qua Chủ tịch Hội đồng Thành viên (nếu là công ty TNHH)
• Thông qua Chủ doanh nghiệp tư nhân

Nội quy lao động có hiệu lực khi được công bố rộng rãi tới tất cả người lao động tại doanh nghiệp, thông thường qua hình thức in, dán, gửi email hoặc ký xác nhận.

2. Nội Quy Lao Động Bao Gồm Những Nội Dung Chính Nào?

Theo Điều 105 Luật Lao Động 2023 và Thông tư 01/2024/TT-BLĐTBXH, nội quy lao động phải bao gồm các nội dung sau:

Ngoài các nội dung bắt buộc trên, doanh nghiệp có thể bổ sung các quy định khác phù hợp với đặc thù ngành nghề, tính chất công việc, nhưng không được trái với quy định pháp luật.

3. Các Nội Dung Chi Tiết Mà Nội Quy Phải Bao Gồm

3.1. Thời Gian Làm Việc

Nội quy phải quy định rõ ràng:

• Giờ bắt đầu, kết thúc ca làm việc hàng ngày
• Tổng số giờ làm việc hàng tuần (tối đa 40 giờ theo quy định)
• Các loại ca làm việc (sáng, chiều, tối, ca đêm)
• Thời gian nghỉ giữa các ca làm việc
• Quy định về giờ làm thêm và cách tính toán
• Quy định riêng cho công nhân làm ca đêm (nếu có)

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ làm việc linh hoạt, thời gian làm việc khác nhau hoặc công nhân làm ca đêm, nội quy phải có quy định cụ thể về điều này.

3.2. Tiền Lương Và Phụ Cấp

Nội quy lao động phải quy định chi tiết:

• Lương cơ sở: Mức lương tối thiểu áp dụng cho từng chức vụ, vị trí công việc
• Hình thức trả lương: Hàng tháng, hàng 15 ngày, hoặc hình thức khác
• Kỳ trả lương: Thời hạn thanh toán lương sau khi chốt công
• Phụ cấp đặc thù: Công việc nguy hiểm, độc hại, nặng nhọc
• Phụ cấp khu vực: Nếu áp dụng theo quy định của Chính phủ
• Phụ cấp khác: Phụ cấp ăn trưa, đi lại, hỗ trợ điện thoại, v.v.
• Cách tính lương thử việc: Bao gồm bao nhiêu % lương chính thức

Lương quy định trong nội quy không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hiện hành do Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội hội công bố.

3.3. Thời Gian Nghỉ Ngơi

Nối quy phải quy định rõ các loại thời gian nghỉ:

• Ngày nghỉ tuần: Thường là thứ 7 hoặc chủ nhật
• Ngày lễ quốc gia: 30 tháng 4, 1 tháng 5, 2-3 tháng 9
• Ngày Tết Âm lịch: Thường từ 29 tháng 12 năm âm lịch đến 3 tháng 1 năm âm lịch
• Ngày phép hàng năm: 12 ngày làm việc trở lên tùy theo tuổi công tác
• Phép ốm đau: Hướng dẫn cách tính, cách chứng thực y tế
• Phép không lương: Các trường hợp được phép xin nghỉ không lương
• Phép đặc biệt: Phép để dự tuyên bố kết hôn, phép tang chế, phép sau sinh

Theo quy định, người lao động phải được nghỉ ít nhất 1 ngày trong tuần và phải có ít nhất 12 ngày nghỉ phép hàng năm nếu làm việc toàn thời gian.

3.4. Bảo Hiểm Xã Hội Và Bảo Hiểm Y Tế

Nội quy phải nêu rõ:

• Tham gia BHXH bắt buộc cho tất cả người lao động từ ngày đầu tiên làm việc
• Tham gia BHYT bắt buộc cho người lao động và gia đình
• Quy định về BHTNLĐ, BH thất nghiệp
• Cách tính đóng góp từ lương
• Thời gian nộp hóa đơn BHXH
• Quy định về bảo hiểm xã hội tự nguyện (nếu có)

Doanh nghiệp phải đóng góp BHXH với tỷ lệ: 17,5% (trong đó BHXH bắt buộc 17%, BHTNLĐ 0,5%), BHYT 3% và BH thất nghiệp 1%.

3.5. An Toàn, Vệ Sinh Lao Động

Đây là nội dung quan trọng, nội quy phải bao gồm:

• Trang bị bảo vệ cá nhân cho từng loại công việc (mũ, găng tay, dụng cụ bảo vệ)
• Quy trình làm việc an toàn cho từng vị trí
• Quy định về kiểm tra sức khỏe định kỳ, kiểm tra sức khỏe trước khi làm việc
• Biện pháp phòng chống bệnh nghề nghiệp
• Quy định về vệ sinh nơi làm việc, nhà vệ sinh
• Quy trình báo cáo, xử lý sự cố, tai nạn lao động
• Quyền từ chối công việc không an toàn

Doanh nghiệp phải bảo đảm môi trường làm việc an toàn, không có khí độc, tiếng ồn vượt quá tiêu chuẩn cho phép.

3.6. Kỷ Luật Lao Động Và Hình Phạt

Nội quy phải quy định chi tiết các hành vi vi phạm và mức xử phạt:

• Vi phạm nhẹ: Cảnh cáo bằng lời nói hoặc bằng văn bản
• Vi phạm trung bình: Phạt tiền từ 100.000 đến 1.000.000 đồng
• Vi phạm nặng: Phạt tiền cao hơn, có thể kết hợp với cảnh cáo
• Vi phạm rất nặng: Có thể dẫn tới đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Các hành vi vi phạm bao gồm: vào muộn, về sớm, không tuân thủ quy định vệ sinh, sử dụng tài sản công ty cho mục đích riêng, vi phạm bí mật kinh doanh, v.v.

Quan trọng là nội quy phải quy định rõ quy trình xử lý vi phạm: thông báo cho người lao động, cơ hội để người lao động giải thích, thời gian cân nhắc trước khi quyết định xử phạt.

3.7. Chế Độ Thử Việc

Nội quy cần quy định:

• Thời gian thử việc: Không quá 30 ngày đối với nhân viên, 60 ngày đối với cấp quản lý
• Lương thử việc: Bao gồm bao nhiêu % lương chính thức (tối thiểu 85%)
• Quyền và nghĩa vụ trong thời gian thử việc
• Tiêu chí đánh giá người thử việc
• Quy trình chuyển từ thử việc sang chính thức hoặc chấm dứt hợp đồng

3.8. Bồi Thường Thiệt Hại

Nội quy phải nêu:

• Các trường hợp người lao động phải bồi thường thiệt hại (làm hỏng tài sản công ty, gây thiệt hại tài chính)
• Mức bồi thường tối đa (không vượt quá 1 tháng lương)
• Phương thức tính toán bồi thường
• Thủ tục giải quyết tranh chấp bồi thường

3.9. Quyền Công Đoàn

Nếu doanh nghiệp có công đoàn, nội quy phải nêu:

• Quyền hoạt động công đoàn tại nơi làm việc
• Nơi làm việc của cán bộ công đoàn
• Thời gian công tác công đoàn được tính vào lương
• Quy định hỗ trợ hoạt động công đoàn

4. Quy Trình Lập Và Công Bố Nội Quy Lao Động

Để nội quy lao động có hiệu lực pháp lý, doanh nghiệp phải tuân theo quy trình sau:

Bước 1: Lập Nội Quy

Ban lãnh đạo doanh nghiệp hoặc bộ phận Nhân sự lập dự thảo nội quy dựa trên Luật Lao Động 2023 và các quy định liên quan. Nội quy phải được lập bằng tiếng Việt, rõ ràng, cụ thể.

Bước 2: Thông Qua Nội Quy

Nội quy cần phải được thông qua bằng một trong các hình thức:

• Công ty cổ phần: Thông qua Hội đồng Quản trị (có thể ủy quyền cho Giám đốc)
• Công ty TNHH: Thông qua Chủ tịch Hội đồng Thành viên hoặc Giám đốc
• Doanh nghiệp tư nhân: Thông qua Chủ doanh nghiệp

Bước 3: Công Bố Nội Quy

Nội quy phải được công bố rộng rãi tới tất cả người lao động. Các hình thức công bố bao gồm:

• In bản cứng và dán tại những nơi dễ nhìn thấy
• Gửi bản cứng hoặc bản điện tử tới từng người lao động
• Công bố trên trang thông tin nội bộ của doanh nghiệp
• Gửi tới đại diện công đoàn (nếu có)

Bước 4: Lưu Giữ Hồ Sơ

Doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ sau đây:

• Bản gốc nội quy lao động
• Biên bản thông qua nội quy
• Bản kê khai công bố nội quy cho cơ quan quản lý lao động (nếu yêu cầu)
• Chứng chỉ xác nhận công bố nội quy (nếu có)

5. Những Quy Định Quan Trọng Cần Lưu Ý Khi Lập Nội Quy

5.1. Nội Quy Không Được Trái Với Pháp Luật

Nội quy không được quy định những điều trái với Luật Lao Động 2023, Bộ Luật Lao Động và các quy định khác. Ví dụ:

• Không được quy định phạt kỷ luật vượt quá 1 tháng lương
• Không được bắt buộc người lao động phải làm việc quá 48 giờ/tuần (bao gồm cả giờ làm thêm)
• Không được phân biệt đối xử dựa trên tôn giáo, dân tộc, giới tính
• Không được trừ lương hoặc bạo lực để ép buộc người lao động

5.2. Nội Quy Phải Được Lưu Hành

Nội quy chỉ có hiệu lực khi được công bố tới người lao động. Không được áp dụng nội quy “bí mật” chỉ lãnh đạo biết được.

5.3. Nội Quy Có Thể Được Sửa Đổi

Doanh nghiệp có thể sửa đổi, bổ sung nội quy khi có căn cứ pháp lý và thông báo cho người lao động trước ít nhất 30 ngày. Sau khi có phiên bản sửa đổi, bản cũ không còn hiệu lực.

5.4. Nội Quy Phải Phù Hợp Với Hợp Đồng Lao Động

Nếu có quy định trong hợp đồng lao động có lợi hơn cho người lao động so với nội quy, thì quy định trong hợp đồng có hiệu lực.

6. Sai Phạm Và Xử Phạt Khi Không Lập Nội Quy

Doanh nghiệp có từ 10 người lao động trở lên mà không lập hoặc lập nhưng không công bố nội quy lao động sẽ bị xử phạt theo Luật Xử Lý Vi Phạm Hành Chính lĩnh vực Lao Động:

• Phạt tiền: Từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng
• Cảnh cáo: Có thể được cảnh cáo trước tiên
• Tịch thu vật chứng: Nếu nội quy chứa những quy định vi phạm pháp luật

Ngoài ra, cơ quan quản lý lao động có thể yêu cầu doanh nghiệp sửa chữa hoặc bổ sung nội quy trong thời hạn nhất định.

7. Nội Quy Lao Động Cho Các Ngành Nghề Đặc Thù

Đối với các ngành nghề có điều kiện đặc biệt, nội quy có thể bổ sung các nội dung riêng:

• Xây dựng: Quy định bảo vệ an toàn, sử dụng thiết bị bảo vệ cá nhân
• Hoá chất, dệt nhuộm: Quy định phòng chống bệnh nghề nghiệp, cấp cứu khẩn cấp
• Vận tải: Quy định về giờ lái xe, thời gian nghỉ
• Du lịch, nhà hàng: Quy định về trang phục, vệ sinh thực phẩm
• Giáo dục: Quy định về tương tác với học sinh, bảo mật thông tin

8. Lợi Ích Của Việc Lập Nội Quy Lao Động Đúng Cách

Lập nội quy lao động không phải chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tạo môi trường làm việc công bằng: Tất cả người lao động biết rõ quyền, nghĩa vụ và tiêu chuẩn kỷ luật
• Giảm tranh chấp lao động: Khi quy định rõ ràng, giảm hiểu lầm giữa lãnh đạo và nhân viên
• Tăng năng suất lao động: Môi trường làm việc rõ ràng giúp nhân viên tập trung vào công việc
• Bảo vệ pháp lý cho doanh nghiệp: Nếu phải xử lý kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp có căn cứ pháp lý
• Tuân thủ pháp luật: Tránh bị phạt từ các cơ quan quản lý lao động

9. Các Lỗi Thường Gặp Khi Lập Nội Quy

Nhiều doanh nghiệp mắc phải những lỗi sau khi lập nội quy:

• Lỗi 1: Quy định xử phạt kỷ luật quá nặng (vượt quá 1 tháng lương)
• Lỗi 2: Không công bố rộng rãi nội quy tới tất cả nhân viên
• Lỗi 3: Lập nội quy không tuân theo quy trình (không thông qua cấp có thẩm quyền)
• Lỗi 4: Quy định trái với Luật Lao Động (ví dụ: ép buộc làm thêm giờ)
• Lỗi 5: Không cập nhật nội quy theo những thay đổi của pháp luật
• Lỗi 6: Không quy định rõ về bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế
• Lỗi 7: Sửa đổi nội quy đột ngột mà không thông báo trước cho người lao động

10. Cách Cập Nhật Nội Quy Theo Những Thay Đổi Của Pháp Luật

Luật Lao Động, quy định về lương và các quy định khác thường xuyên được cập nhật. Doanh nghiệp cần:

• Theo dõi các thông tư, quyết định mới từ Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội
• Cập nhật mức lương tối thiểu vùng hàng năm
• Cập nhật mức phạt kỷ luật theo quy định mới
• Điều chỉnh quy định về bảo hiểm xã hội khi có thay đổi
• Thông báo cho nhân viên về những thay đổi ít nhất 30 ngày trước khi áp dụng

11. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp có 5 người lao động có bắt buộc phải lập nội quy không?

Không. Theo Luật Lao Động 2023, chỉ doanh nghiệp có từ 10 người lao động trở lên mới bắt buộc phải lập nội quy. Doanh nghiệp có dưới 10 người lao động không bắt buộc, nhưng vẫn nên lập nội quy để quản lý tốt hơn.

Câu hỏi 2: Mức phạt kỷ luật cao nhất trong nội quy là bao nhiêu?

Theo quy định của pháp luật, mức xử phạt kỷ luật tối đa là 1 tháng lương cho một lần vi phạm. Không được phạt quá mức này hoặc phạt hình phạt kép (vừa phạt tiền, vừa sa thải).

Câu hỏi 3: Nội quy lao động có thể quy định làm thêm giờ bắt buộc được không?

Không. Nội quy không được quy định bắt buộc làm thêm giờ. Làm thêm giờ phải là sự thỏa thuận tự nguyện giữa doanh nghiệp và người lao động, trả lương cao hơn lương cơ sở (ít nhất 1,5 lần).

Câu hỏi 4: Nếu người lao động không ký xác nhận nội quy, có sao không?

Người lao động không bắt buộc phải ký xác nhận. Doanh nghiệp chỉ cần công bố nội quy rộng rãi (dán, in, gửi email). Nếu nội quy được công bố theo đúng quy định, thì nó có hiệu lực ngay cả khi người lao động không ký xác nhận.

Câu hỏi 5: Có thể dùng nội quy lao động cũ của năm trước không?

Có thể dùng nội quy cũ, nhưng phải cập nhật để phù hợp với những thay đổi của pháp luật (lương tối thiểu vùng mới, quy định bảo hiểm mới, v.v.). Nội quy lỗi thời không chỉ không hiệu quả mà còn có thể phát sinh tranh chấp.

12. Tổng Kết

Nội quy lao động là một tài liệu pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp, công khai và minh bạch. Nội quy phải bao gồm các nội dung bắt buộc theo Luật Lao Động 2023, được lập theo đúng quy trình, công bố rộng rãi và thường xuyên cập nhật để phù hợp với pháp luật.

Việc lập nội quy đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh bị phạt, mà còn tạo môi trường làm việc công bằng, giảm tranh chấp lao động và tăng năng suất lao động.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc lập hoặc cập nhật nội quy lao động, TB Law sẵn sàng hỗ trợ tư vấn và lập nội quy phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của bạn.

Liên Hệ TB Law Để Được Tư Vấn Nội Quy Lao Động

Nếu bạn cần hỗ trợ lập nội quy lao động cho doanh nghiệp, cần tư vấn về những quy định mới trong Luật Lao Động 2023, hoặc gặp tranh chấp lao động, hãy liên hệ ngay với TB Law. Đội ngũ chuyên viên lao động của chúng tôi sẽ giúp bạn:

• Lập nội quy lao động hoàn chỉnh, tuân thủ pháp luật
• Cập nhật nội quy theo những thay đổi của pháp luật
• Tư vấn giải quyết tranh chấp lao động
• Hỗ trợ quản lý nhân sự chuyên nghiệp

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0932 796 879
• Điện thoại: 028 6686 7799
• Email: [email protected]
• Địa chỉ: 107 Hoa Lan, Phường 2, Quận Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
• Website: https://tblaw.vn

Hãy gọi ngay để được tư vấn miễn phí từ các chuyên gia lao động của TB Law!

”
}